コリンズ登録前の発注機関の確認の取り方｜メール送信か書面か・登録内容確認システムの承認と差し戻し

コリンズに工事実績を登録するとき、受注企業は実績データを作って、すぐ登録するわけではありません。先に発注機関の確認担当者へ「登録のための確認のお願い」を出し、確認を受けてから登録します。この記事では、その確認依頼の出し方と、確認結果の受け取り方をまとめます。

入力の前に発注機関へ聞くこと

JACIC公式サイトは、実績データの入力を始める前に、登録の時期、登録の内容、配置技術者、発注機関の確認担当者の情報、登録内容確認の依頼方法を発注機関と調整するよう案内しています。この確認は、受注登録・変更登録・竣工登録・訂正登録・削除処理のそれぞれで必要です。

確認担当者について聞く項目は、次のとおりです。

確認は登録の種類ごとに必要なため、受注登録のときに聞いた連絡先を竣工登録でそのまま使わず、そのつど確かめておくと安全です。

確認依頼はメールか書面か

JACIC公式サイトによると、通常は受注企業が実績データを入力したあと、システムからメールを送信して確認を依頼します。システムから送るメールには「登録のための確認のお願い」が添付されます。

次の場合は、「登録のための確認のお願い」を印刷して出します。

• 発注機関がメールアドレスを公表していない場合
• 発注機関が書類のメール送信を承諾しない場合

書面の出し方は、持参、郵送、FAXなどです。どの方法にするかは、発注機関の担当者に指示を受けます。

登録のあとにJACICが発行する「登録内容確認書」とは別の書類です。違いは『コリンズの登録内容確認書とは』で説明しています。

発注機関の登録内容確認システムの操作

発注機関が実績データを確認する方法は、「登録内容確認システム」で確認する方法と、「登録のための確認のお願い」の書類で確認する方法の2つです。登録内容確認システムは2023年8月に導入され、登録内容の確認を行う発注機関に無償で提供されています。

JACICの発注機関向け案内資料によると、確認担当者の作業は次の順です。

1. システムから確認担当者に届くメールで、「案件識別キー」と「登録のための確認のお願い」（PDF）を受け取る
2. ログイン画面で、ログイン名、パスワード、案件識別キーを入力する
3. 画面に表示される内容（メールのPDFと同じ内容）を確認する
4. 問題がなければ「登録を承認します」にチェックを入れ、確認年月日を入力して送信する
5. 誤りや疑義があれば「修正してください」にチェックを入れ、「登録企業へのコメント」に指示を500文字以内で入力し、確認年月日を入力して送信する

確認担当者のアカウントは、事前に発注機関の利用責任者（または利用責任者補助者）が作ります。受注企業の側からは作れないため、システムで確認してもらえるかは、発注機関の準備状況によります。

発注機関によっては、この方法を原則にしています。たとえば千葉市は、令和8年4月から同システムの運用を始め、「監督職員が紙面にサインする」方法に代えて、原則このシステムで確認すると案内しています。

確認結果の受け取りと差し戻し

確認の方法によって、受注企業が受け取るものと、登録のときの入力が変わります。

JACIC公式サイトは、確認結果の受け取り方を次の3通りで示しています。

• 発注機関が登録内容確認システムで承認した「登録のための確認のお願い」
• 発注機関から署名を受けた「登録のための確認のお願い」
• 発注機関が内容を確認し、登録を認めたと分かる書面（メール等）

3つ目で受け取った場合は、「登録のための確認のお願い」の1ページ目と合わせて保管します。確認結果が「登録のための確認のお願い」の形で得られないときは、登録を認めたことが分かる書面をもらえるよう、発注機関と調整するよう案内されています。

発注機関から実績データの修正指示があったときは、確定（仮登録）を解除して修正し、もう一度確定（仮登録）してから、発注機関に確認を取り直します。システムで確認している場合も、修正のあとは受注企業が改めて確認依頼の操作をし、確認担当者にメールが再送されます。承認が出るまでこの往復を繰り返します。

承認を受けたあとの実績データの登録と、登録内容確認書のダウンロードは、『コリンズの4つの登録の早見表』と『コリンズの竣工登録・訂正登録・削除の手順』で確認できます。

次に知りたいこと

• 確認を受けたあとの登録と確認書：『コリンズの登録内容確認書とは』
• 契約内容が変わったときの登録：『コリンズの変更登録』
• そもそも登録が必要な工事か：『コリンズ登録が必要な工事・不要な工事』

確認した一次資料

• JACIC コリンズ・テクリス公式サイト「事前確認」確認担当者の情報、依頼方法（メール送信と書面）、各登録での確認の必要
• JACIC コリンズ・テクリス公式サイト「実績データ登録の流れ」登録の基本フロー、確認方法の2通りと確認結果の受け取り
• JACIC コリンズ・テクリス公式サイト「受注登録」確認結果の受け取り方3通り、修正指示のときの確定解除、確認年月日
• JACIC「コリンズ・テクリス オンライン確認のオススメ」（発注機関向け案内資料）登録内容確認システムの導入時期、確認担当者の操作、承認と修正指示
• 千葉市「コリンズ・テクリス登録内容確認システムの運用開始について（お知らせ）」発注機関がシステムでの確認を原則にしている例

まとめ

1. コリンズの登録は、実績データの作成、発注機関の確認、登録の順。確認は受注・変更・竣工・訂正・削除のたびに必要。
2. 入力前に、確認担当者の部署・氏名・メールアドレスと依頼方法を発注機関に聞く。
3. 確認依頼は通常システムからのメール送信。メールアドレスが非公表などのときは、印刷して持参・郵送・FAXで出す。
4. 発注機関が登録内容確認システムで確認すると、承認か修正指示がメールで届く。修正指示のときは、確定を解除して直し、再度確認を依頼する。

この記事は公式サイトの案内の整理です。確認の方法や連絡先は発注機関ごとに決まっているため、個別の工事では発注機関の担当者とJACICの案内に従ってください。評点表・算式の転記元は一次資料・出典一覧で確認できます。