建設業の帳簿・図書の備付けと保存期間｜営業所ごとの帳簿、5年・10年保存の書類、立入検査で見られるもの

許可の更新や立入検査の前に、「営業所に何を、いつまで置いておけばよいのか」を調べる場面があります。この記事は、建設業法第40条の3とその委任を受けた施行規則の条文から、帳簿に書く事項、帳簿に付ける書類、保存する図書、保存期間の数え方を整理します。決算変更届や経審で出す書類の一覧は決算変更届の必要書類と経審の確認書類チェックシートで確かめられます。

営業所ごとに備える義務

建設業法第40条の3は、建設業者に、国土交通省令で定めるところにより、営業所ごとに営業に関する事項を記載した帳簿を備えること、帳簿と営業に関する図書（国土交通省令で定めるもの）を保存することを求めています。会社全体で1冊ではなく、営業所ごとに備える点が出発点です。

帳簿は、請け負った建設工事ごとに記載します（施行規則第27条第1項）。記載の時期は、それぞれの事実が生じたとき、または明らかになったときで、遅滞なく行うとされています。営業所の代表者に関する事項だけは、その工事を請け負ったときに記載します。

帳簿に書く事項

施行規則第26条第1項が定める事項は、次の4つの区分です。

• 営業所の代表者：氏名と、その人が営業所の代表者となった年月日。
• 注文者と結んだ請負契約：工事の名称と現場の所在地、契約の年月日、注文者の商号・名称または氏名と住所（注文者が建設業者なら許可番号）、完成を確認する検査が終わった年月日と目的物を引き渡した年月日。
• 発注者と結んだ住宅を新築する工事の契約：住宅の床面積と、住宅瑕疵担保責任保険に関する事項など。
• 下請負人と結んだ下請契約：下請に出した工事の名称と現場の所在地、契約の年月日、下請負人の商号・名称と住所（建設業者なら許可番号）、完成確認の検査の年月日と目的物の引渡しを受けた年月日。

記載事項に変更があったときは、遅滞なく、変更があった年月日を付記して変更後の内容を記載します（施行規則第27条第2項）。

住宅の新築工事に関する事項や、特定建設業者の下請契約に関する追加の事項は、条文の細目を省略しています。該当する場合は、施行規則第26条第1項の条文で確かめてください。

帳簿に添付する書類

施行規則第26条第2項は、帳簿に次の書類を添付するよう定めています。

• 建設業法第19条第1項・第2項による契約の書面、またはその写し。
• 特定建設業者の下請契約で、条文が定める事項を証する書面、またはその写し。
• 施工体制台帳を作成しなければならない工事では、施工体制台帳のうち、主任技術者・監理技術者の氏名と資格、下請負人の商号・名称と許可番号、下請負人が請け負った工事の内容と工期、下請負人が置いた主任技術者の氏名と資格などが書かれた部分。

添付した書類に帳簿の記載事項がすでに書かれているときは、帳簿の該当箇所と書類との関係を明らかにすれば、その事項の記載を省略できます（同条第4項）。

施工体制台帳の部分の添付は、施行規則第26条第3項により、第14条の7に規定する時までの間は要しないとされています。この「時」の扱いは、条文の現行の内容と国土交通省の案内で確かめてください。

保存する図書

帳簿とは別に、施行規則第26条第5項が定める図書を保存します。どの図書を保存するかは、工事を受けた立場によって分かれます。

• 完成図：施工上の必要に応じて作成し、または発注者から受け取った、完成時の状況を表した図。
• 発注者との打合せ記録：施工上の必要に応じて作成した工事内容に関するもので、契約の当事者が互いに交付したものに限ります。
• 施工体系図。
• 材料費等記載見積書：建設業法第20条第1項の見積書を作成したとき。
• 注文者との打合せ記録：契約締結の前に、必要に応じて作成した見積書の内容に関するもの。

条文は、発注者から直接工事を請け負った建設業者（施工体制台帳を作成する者を除く）、施工体制台帳を作成する者、それ以外の建設業者の3つに分け、保存する図書の範囲を変えています。自社がどれに当たるかは、元請か下請か、施工体制台帳を作る工事かで決まるため、工事ごとに確かめます。

保存期間の数え方（5年・10年）

保存期間は施行規則第28条に定められています。起算日は、請け負った工事ごとの「目的物の引渡しをしたとき」です。注文者との請負契約に基づく債権債務が消滅した場合は、その消滅したときから数えます。

同じ工事でも、帳簿は5年、図書は10年と期間が違います。住宅の新築工事は、帳簿も10年です。

この表は、確認した条文の内容です。決算変更届や経審の申請書類の控え、税務上の帳簿書類の保存期間は、この条文の対象外で、別の定めに従います。確認した資料にはこれらの期間の定めがないため、この記事では数字を示していません。

電子データで備える場合

施行規則第26条は、次の場合に電子データでの記録を認めています。いずれも、必要に応じて営業所で電子計算機などを使い、紙面または画面にはっきり表示できることが条件です。

• 帳簿の記載事項をファイルや電磁的記録媒体に記録する場合（第6項）。この記録は、保存期間の対象にも含まれます（第28条第1項）。
• 添付書類をスキャナなどで読み取って記録する場合（第7項）。
• 図書をファイルなどに記録する場合（第8項）。

電子契約で結んだ契約書の扱いは建設工事の電子契約の条件で整理しています。

立入検査と罰則

建設業法第31条は、国土交通大臣や都道府県知事が、営業所などに職員を立ち入らせ、帳簿書類その他の物件を検査させることができると定めています。営業所に備えた帳簿と図書は、この検査で見られうる対象です。

第40条の3に違反して、帳簿を備えない、記載しない、虚偽の記載をする、帳簿や図書を保存しないときは、第55条第5号により10万円以下の過料の対象になります。

入札参加資格の審査や経審で、帳簿そのものの提出を求める機関があるかは、確認した資料では分かりませんでした。提出書類は発注者ごとの要領で決まるため、申請先の案内で確かめてください。提出書類の裏付けとして、工事の契約書や引渡しの記録を探す場面では、この記事の保存期間が目安になります。

営業所での確認順

1. 営業所ごとに、帳簿が備えられているかを確かめる。
2. 請け負った工事ごとに、第26条第1項の事項が記載されているかを確かめる。
3. 契約書の写し、施工体制台帳の該当部分など、添付書類がそろっているかを確かめる。
4. 完成図、打合せ記録、施工体系図、材料費等記載見積書を、自社の立場の範囲で保存しているかを確かめる。
5. 工事ごとに引渡し日を控え、帳簿の5年（住宅の新築は10年）と図書の10年の満了日を一覧にする。
6. 廃棄は、満了日を過ぎたものだけにする。

毎年の事務の流れは許可事務のカレンダーに入れておくと、書類を探す場面で慌てずに済みます。

この記事は公開されている条文の整理で、個別の手続きについての助言ではありません。実際の運用は、許可行政庁の案内に従ってください。

確認した一次資料

• 建設業法（e-Gov法令検索）第31条、第40条の3、第55条第5号
• 建設業法施行規則（e-Gov法令検索）第26条（帳簿の記載事項等）、第27条（記載方法等）、第28条（帳簿及び図書の保存期間）

まとめ

1. 帳簿は営業所ごとに備え、請け負った工事ごとに、事実が生じたとき遅滞なく記載する。
2. 帳簿には契約書の写しなどを添付し、記載事項が添付書類にあれば関係を明らかにして記載を省ける。
3. 帳簿と添付書類の保存期間は、目的物の引渡しから5年。発注者と結んだ住宅の新築工事は10年。
4. 完成図や打合せ記録などの図書は、引渡しから10年。保存する範囲は立場により分かれる。
5. 電子データでの備付けも認められるが、営業所で画面や紙面に表示できることが条件。
6. 違反は第55条第5号の過料の対象で、帳簿は立入検査の検査対象になりうる。

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